Projektplanering

 

Plans are nothing, planning is everything.”
(Dwight D. Eisenhower)


Projektplaneringen lägger grunden för hela projektet. Därför är det viktigt att man lägger ordentligt med tid på att planera projektets olika steg och fördela de resurser som finns på de aktiviteter som måste genomföras.

För att man ska få en effektiv styrning av ett projekt är det viktigt att man har
- tydliga mål som alla inblandade tolkar på samma sätt,
- tydliga roller där det klart framgår vem som ansvarar för var och
- en fortlöpande uppföljning av målen.

Vid planeringen av projektet är det också viktigt att fördela ansvaret för aktiviteterna. Se till att endast en är ansvarig för varje aktivitet. Det betyder inte att denna person ska utföra aktiviteten själv utan att det ska finnas en person som har ansvaret att se till att arbetet blir gjort. Om möjligt, är det bra att så många som möjligt av dem som ska arbeta i projektet får vara delaktiga i planeringen. Detta gör att de sedan är mer motiverade att genomföra planerna. Det finns en rad tekniker och verktyg för att planera tid och resurser för ett projekt. I detta avsnitt ska vi gå igenom hur man formulerar mål och beskriva några vanliga tekniker för att tidsplanera projekt.


Målformulering

För att ett projekt ska bli lyckat är det viktigt att man har klara, tydliga, realistiska och mätbara mål som såväl uppdragsgivare som projektledare och projektgrupp är överens om. Projektmålen bör vara formulerade på ett sådant sätt att de är lätta att förstå och lätta att mäta. Man börjar med att formulera projektets huvudmål och bryter sedan ner dessa i mindre delmål.

Om projektets huvudmål är att ge ut en bok, kan ett delmål vara att få alla texter färdiga, ett annat del-mål vara att layouten är färdig, ett tredje vara att boken är korrekturläst o.s.v. För projektledaren är det viktigt att kommunicera med beställarna och stämma av så att man är överens om vad som förväntas komma ut av projektet. Man ska inte nöja sig med att ha snyggt formulerade mål utan också kontrollera att alla inblandade tolkar målen på samma sätt. Annars är risken stor att man i slutet av projektet upptäcker att några av projektets intressenter anser att man uppnått projektmålen medan andra anser man är långt från målet.


Aktiviteter, kontrollpunkter och milstolpar

Ett projekt delas vanligtvis in i mindre delar. På projektspråk kallas dessa delar för aktiviteter. Vissa aktiviteter är viktigare än andra. Det kan vara så att en viss aktivitet måste vara färdig innan man kan starta andra aktiviteter. Det kan också vara så att projektbeställaren vill ha en rapport efter att en viss aktivitet avslutats för att stämma av att projektet följer planen.

Kontrollpunkter och milstolpar är resultat eller kriterier (exempelvis ett en aktivitet avslutats) som är definierade på förhand och som ska vara uppfyllda vid en bestämd tidpunkt. Syftet med kontrollpunkter och milstolpar är att de ska vara stöd för planering, uppföljning och styrning av projektet. Kontrollpunkter fast-ställs av projektbeställaren medan milstolpar fastställs av projektledaren.

Några exempel på kontrollpunkter och milstolpar i projekt är:

• installation av utrustning är färdig
• när en fas av ett projekt är klar
• när man går över till ett nytt datorsystem
• när en ny hemsida tas i bruk

 

När man planerar sitt projekt kan det vara bra att föl-ja nedanstående arbetsgång:
1. Identifiera de aktiviteter som måste genomföras. I första hand gäller det att hitta projektets milstolpar (de viktigaste aktiviteterna).
2. Dela sedan in varje milstolpe i aktiviteter och delaktiviteter.
3. Ordna aktiviteter efter beroenden. (Vilka aktiviteter måste vara avslutade för att andra aktiviteter ska kunna påbörjas?)
4. Beräkna hur lång tid varje aktivitet kommer att ta.
5. Beräkna vilka resurser som går åt för att genomföra varje aktivitet (personal och materiella resurser och pengar).
6. Gör en aktivitetsspecifikation för varje aktivitet.
7. Sätt en ansvarig person för varje aktivitet.
8. Tidsplanera aktiviteterna.


Tidsplanering

När man gör tidplanen bör man lägga in olika milstolpar, deadlines, delrapporteringar, möten osv. Vem ansvarar för vad inom vilken tid?

Som vi nämnt tidigare finns en mängd olika tekniker för att projektledning och projektplanering. När det gäller tidsplanering är det framför allt två tekniker som är vanligt förekommande, Gantt-scheman och PERT-diagram (se under  Analysverktyg).

 
Projektekonomi

Precis som när det gäller aktiviteter och resurser, är det också viktigt att göra en plan för de kostnader ett projekt för med sig och de intäkter man förväntar sig. Det är inte bara viktigt att veta om projektet ger ett positivt resultat eller inte. Det är också viktigt att man vet hur projektets betalningsflöden ser ut. Många projekt får inte inbetalningarna förrän projektet avlämnas i slutet av projekttiden. För varje projekt bör man därför upprätta både resultat- som likviditetsbudgetar så att man kan följa upp såväl resultatet som in- och utbetalningar.

Med tanke på att många av dem som är inblandade i projektet inte är ekonomer, bör projektbudgetarna vara överskådliga, lätta att förstå och uppdelade per aktivitet. På så vis vet den som har fått ansvar för en viss aktivitet vilka mänskliga, materiella och ekonomiska resurser hon/han disponerar för att slutföra aktiviteten.

 
Resursplanering

När man väl fått ordning på vilka aktiviteter det är som ska genomföras i vilken ordning och vilka ekonomiska resurser som tilldelats varje aktivitet, är det dags för att tilldela de mänskliga och materiella resurser som behövs för att aktiviteterna ska kunna genomföras. Här är det viktigt att man är uppmärksam så att man inte schemalägger samma resurs (person eller maskin) på två aktiviteter samtidigt. Det är t.ex. olämpligt att schemalägga en projektdeltagare 40 timmar med design av en webbsida samma vecka som hon/han ska arbeta 20 timmar med att förbereda en personalfortbildning för att presentera webbsitens funktioner. I ett sådant läge bör man prioritera den aktivitet som ligger på projektets kritiska linje. Om båda aktiviteterna ligger efter projektets kritiska linje måste man välja mellan att utöka projektets resurser eller att acceptera en försening av projektet.

I situationen som beskrivs ovan är det två aktiviteter inom ett projekt som krockar. I det läget är det upp till projektledaren att besluta om vad som ska prioriteras. Som vi nämnt tidigare, är det dock inte säkert att alla projektdeltagare arbetar heltid med projektet. Det kan alltså även uppstå situationer då en projektmedarbetare är schemalagd för en aktivitet i projektet samtidigt som hon/han är schemalagd för en aktivitet i den ordinarie verksamheten. Dessa konflikter är vanliga och måste förebyggas genom att företagets eller organisationens ledning är tydlig med hur mycket tid varje medarbetare ska arbeta med projektet.

 
Riskanalys

När man gör upp planerna för tid, aktiviteter och resurser är det också viktigt att man gör en bedömning om vilka saker som kan gå fel och hur stor risken är att dessa fel ska inträffa. Riskanalysen görs inte för att projektledaren ska kunna skylla ifrån sig om något går fel, utan för att alla i projektets intressenter ska vara medvetna om riskerna och försöka förhindra att felen uppstår. För att förebygga problem kan det vara bra att tänka på följande:
• Vilka aktiviteter är det som kan gå snett?
• Vad kan hända?
• Hur stor är risken att det går snett?
• Hur påverkas projektet om det går snett?
• Vad gör vi för att förhindra att det ska gå snett?
• Vad gör vi om det går snett ändå?

Bevaka framför allt de risker som skulle ha störst inverkan på projektet (den kritiska linjen).

 
IT-baserade verktyg för projektplanering

Det finns många IT-baserade verktyg för att planera och följa upp projekt. I denna typ av verktyg kan man lägga upp aktivitets- och tid- och resursplanering. Programmen erbjuder också möjlighet att lägga upp en budget för de olika aktiviteterna i projektet. Microsoft Project är det vanligast förekommande programvarorna för projektplanering. Programmet kan läggas på ett företags server så att alla i projektgruppen har möjlighet att gå in och arbeta i programmet.

På senare tid har det också lanserats flera webbaserade system för projektledning. Fördelen med dessa system är att det blir lättare att organisera projekt med medlemmar som finns på olika platser. Det räcker med att alla i projektgruppen har tillgång till en Internetansluten dator för att de ska kunna utnyttja arbeta med verktyget. Projektplatsen är ett exempel på ett webbaserat verktyg för projektplanering. Om man går in på företagets hemsida finns det möjlighet att prova verktyget utan kostnad under en begränsad tid.

Även med standardprogram som Word och Excel kan man komma långt i att skapa system för planering och uppföljning av projekt. I mallen för Gantt-scheman nedan kan du se hur Excel kan användas för projektplanering.

 

Analysverktyg

Project managment tools directory
Här erbjuds t.ex. produktivitetschecklistor och länkar till sidor med nyttiga program som t.ex. Smartdraw som hjälper dig att rita Gantt diagram och PERT-diagram.

 
Gantt-scheman

I ett Gantt-schema, som förekommer i många olika ver-sioner, visas aktiviteterna som parallellt liggande staplar. Längst till vänster listas de olika aktivite-terna. I schemats över- eller underkant finns en tids-axel. Varje aktivitet symboliseras av en linje som vi-sar när aktiviteten beräknas genomföras.

 

 
Ett Gantt-schema är lätt att använda och ger en tydlig bild av vilka aktiviteter som ska genomföras och när de ska genomföras. I många projektledningsverktyg används Gantt-schemat även för uppföljning. Hur långt man kom-mit i en viss aktivitet kan till exempel markeras med en avvikande färg i stapeln.

Fördelar med Gantt-scheman är att de är grafiska, lätta att läsa, lätta att uppdatera.

De flesta datorprogram för projektledning innehåller en funktion där man kan presentera projektets aktiviteter i ett Gantt-schema. Om du har tillgång till ett sådant program och behärskar det, kan du lätt ta fram Gantt-scheman för dina projekt. Om du inte har tillgång till ett datorprogram för projektledning, kan du även skapa Gantt-scheman med hjälp av Excel.

 
PERT-diagram

PERT (Project Evaluation and Review Technique) utveck-lades i slutet av 50-talet av US Navy. Ur denna teknik, som lämpar sig väl för större utvecklingsprojekt, har det kommit efterföljare som CPM (critical path method) och CPA (critical path analysis).

PERT-tekniken kan delas in i tre steg:
1. Identifiera de aktiviteter som måste genomföras och beräkna hur lång tid de kommer att ta.
2. Ordna aktiviteterna i en lämplig ordning efter beroenden.
3. Rita diagrammet.


 
I ett PERT-diagram får man an grafisk beskrivning av de aktiviteter som ingår i ett projekt. Aktiviteterna pre-senteras som ett nätverk där det framgår i vilken ord-ning de måste genomföras och vilka aktiviteter som är beroende av varandra. Diagrammet består av en rad cirk-lar som representerar händelser i projektets utveck-ling. Cirklarna är början och/eller slutet på aktivite-ter som representeras av linjer mellan cirklarna. Varje linje är märkt med hur lång tid den beräknas ta. I dia-grammet på bilden tar till exempel aktiviteten mellan händelse 4 och 5 3 tidsenheter (timmar, dagar, veckor…)

Den största fördelen med ett PERT-diagram är att man lätt kan identifiera projektets ”kritiska linje”. Ett projekts kritiska linje är den kortaste tid på vilken man kan genomföra samtliga aktiviteter på. Den kritiska linjen är i diagrammet ovan markerat som en fetare linje. En försening av någon av aktiviteterna efter den kritiska linjen leder till att hela projektet försenas. Det är därför särskilt viktigt att följa upp de aktiviteter som ligger efter projektets kritiska linje.

 

Länkar och lästips

Projektplansmall  från Umeå universitet

Projektplanerare  gratis för nedladdning

 
Engelska verktyg

Projektplanerings-och managementverktyg  från Mindtools

Steg-för-steg guide till projektplanering

   

Engelska artiklar

Blair, G. M. Planning a project. Att planera är ett kritiskt element inom projektledningen och ett projekts framgång eller motgång är resultatet av den initiala planeringsprocessen. Planning is a critical element in project management and a project success or failure is a result of the initial efforts put on planning, which is what this article looks closer at.

Blair, G. M. Personal Time Management for Busy Managers.  Den här artikeln beskriver grunderna I personlig tidsmanagement och hur en manager kan kontrollera den här resursen. This article describes the basics of Personal Time Management and how a manager can take control of this basic resource.

Foote, K. E., & Crum, S. L. (1995). Project Planning & Life Cycle. Den här artikeln tar upp vikten av projektplanering och ett projekts livscykel. This article looks closer at the importance of

 
Engelska böcker

**Gardiner, P. (2005). Project management: a strategic planning approach. Den här boken erbjuder en bred överblick över projektledningsområdet och inkluderar även avsnitt med mer generella ämnen som kvalitet, risker, grupper, och ledarskap. This book offers a broad view of project management as a practice, and also includes more general business skills, including quality, risk, teams, and leadership.

*Nickson, D. (2005). Project disasters and how to survive them. Projektledare kommer någon gång uppleva ett misslyckat projekt, ibland är anledningen bakom misslyckandet rätt så uppenbart, men ibland kan det vara svårare. De anledningar som inte är uppenbara är mest intressanta att analysera eftersom man inte vill upprepa samma misstag två gånger. Project leaders will at one point or another experience failure, sometimes because of quite obvious reasons and sometimes not. The times when the reason why the project failed are most interesting to analyze since you do not want to repeat the same mistake twice.

**Burke, R. (1999). Project management: planning and control techniques. Den här boken följer PMBOK’s riktlinjer och används oftast på universitetsnivå för planering och kontrolltekniker.

 

 

*Tillgängligt online för studenter på Högskolan i Jönköping
**Tillgängligt på Högskolebiblioteket i Jönköping
***Tillgänglig både online för studenter på Högskolan i Jönköping samt
på Högskolebiblioteket i Jönköping