Inköp


Inköp kan definieras som “processen där ett företag (eller någon annan slags organisation) gör upp ett kontrakt med en tredje part om att erhålla gods och tjänster nödvändiga för att uppnå företagets mål på det mest tids- och kostnadseffektiva sättet” (p. 3, Quale 2006). Inköpsavdelningen har två huvudsakliga funktioner i ett företag, att köpa in för att sälja vidare direkt, eller köpa in för att använda in den egna produktionen. Inköpen har en central roll i SCM och kräver särskilda strategier för att vara så effektiv som möjligt. Det är viktigt att leverantörer förstår företags köpbeteende, och du kan läsa mer om detta i Marknadsföringssektionen.

Tyvärr så finns det många företag som inte förstår den strategiskt viktiga rollen som inköpsavdelningen har. Inköpsavdelningen har mycket att göra med olika inköpsstrategier, forskning och utveckling av nytt material och nya leverantörer, pris och kostnadsanalyser och andra strategier. Anledningen till att inköp är en så strategiskt viktig funktion är pga. prisökningar, inflation och ett behov av att kontrollera lagernivåerna. Om inköpskostnaderna kontrolleras och hålls nere så kan vinsten öka, speciellt i tillverkande företag där mycket av materialet som köps in används i produktionen. Priserna på mycket råmaterial har ökat kraftigt pga. underskott och brist på tillgång. Det är därför viktigt att ha en långtidsorienterad syn på inköpsfunktionen. Andra mer mjuka frågor som rör inköp kan vara saker som socialt ansvar och socioekonomiska faktorer. Det har även en betydande roll I relationen mellan parterna i leverantörskedjan.

För att inköpen ska bli effektiva så är det nödvändigt att se till att det finns ett ständigt flöde av material till förnuftiga priser. Kvantiteten som köps in ska matcha det som faktiskt behövs i produktionen, och inköpsavdelningen är också ansvariga för att hitta alternativa inköpskällor och hitta nytt material. De är även inblandade i beslut som rör valet om man ska ha flera leverantörer eller bara en, utvärderingen av leverantörer, och sökandet efter nya leverantörer. De är också inblandade i besluten som tas när det gäller den egna produktionen, om man ska tillverka själv eller köpa in utifrån, men tillsammans med andra avdelningar också.

Det är viktigt att tänka på de faktorer som påverkar ett inköpsbeslut. Det finns ett antal saker som påverkar tillgängligheten av material, som t.ex. förändringar på världsmarknaden och förändringar i tillgång och efterfrågan. Andra faktorer som kan påverka är förbättrad infrastruktur och teknologiska framsteg. Att köpa in från utlandet har ökat i popularitet, och då finns även andra påverkande faktorer som politisk stabilitet, extrema väderförhållanden, knappa resurser och diverse restriktioner. Det finns också en etisk sida på inköpsfrågan som inte heller ska glömmas bort.
Inköpsprocesser kan se olika ut beroende på vad som ska köpas in. Saker kan delas in i fyra kategorier som har olika krav och beslutsnivåer. De fyra kategorierna är strategisk, flaskhals, inflytande, och icke-kritiska saker, där den strategiska betydelsen minskar, och där de icke-kritiska sakerna huvudsakligen gäller rutininköp. Strategiska produkter kan positioneras i en matris (purchasing portfolio matrix) för att kunna identifiera möjligheter och hot i tre olika riskkategorier. Matrisen och indelningen av strategierna är användbara när man ska utvärdera vilka strategier som är nödvändiga för att göra ett så bra inköp som möjligt.

 

Analysverktyg

 
Engelska verktyg

The procurement game  är ett simulationsspel från MIT som simulerar inköpsaktioner. Ni kan ta rollerna som enskild köpare och flera leverantörer. Leverantörerna tävlar med pris och flexibilitet, och köparen gör affärer med en eller fler leverantörer med målet att maximera vinsten. Syftet med spelet är att demonstrera vikten av att ha en portfolio med kontrakt samt att visa hur flera olika leverantörer som tävlar med varandra kan inverka. För att starta spelet måste du registrera dig, det kostar ingenting – läs sedan instruktionerna under Hjälp-menyn.

Purchasing Portfolio Matrisen  – läs även mer om den här matrisen i Kraljic’s artikel.

 

Länkar och lästips

Silf  är en intresseorganisation för yrkesamma personer inom inköp och logistik. De publicerar även en tidning som heter Inköp och Logistik som du kan läsa utdrag från online.

 
Engelska länkar

The International Federation of Purchasing and Supply Management är en förening av 43 nationella och regionella inköpsorganisationer runt om i världen. En del av deras publikationer kan laddas hem från hemsidan.

International Purchasing and Supply Education and Research Association  (IPSERA) är ett nätverk av akademiker yrkesverksamma inom inköp och SCM. På deras hemsida finns mycket material att ladda ner.

Industrial Marketing and Purchasing Group  (IMP Group) har också ett flertal artiklar att ladda ner och publicerar även en egen tidskrift - IMP Journal – som du kan läsa online.

 
Engelska onlinetidningar

Purchasing  Magazine är en amerikansk tidning som ger information, prognoser, data och artiklar inom inköps och SCM området.

 
Engelska tidskrifter

***Journal of Purchasing and Supply Management tar upp ämnen som inköp och förråd i ett strategiskt sammanhang, köpbeteende, make-or-buy strategier, outsourcing, internationell sourcing, och SCM.

***The Journal of Supply Chain Management – A Global Review of Purchasing and Supply tar upp och analyserar management frågor, forskning, strategisk utveckling, leverantörsförhållanden och mycket mer.

 

Engelska nyheter

HP finds that win-win works best in Asia  (Purchasing Magazine, maj 2007)
Microsoft's Silent Partners  (Purchasing Magazine, april 2007)

 
Engelska konferensrapporter

Caniëls, M. C. J., & Gelderman, C. J. (2005). Power and Interdependence in Kraljic’s Purchasing Portfolio Matrix. IPSERA 2005 Conference 20-24 March 2005.

 
Engelska forskningsartiklar

*Swift, C.O. (1995) Preferences for Single Sourcing and Supplier Selection Criteria. Journal of Business Research, Vol. 32, No. 2, pp. 105-111.
Författaren till den här artikeln tittar närmare på urvalsprocessen av leverantörer både när det gäller enskilda och flera leverantörer.

*Kraljic (1983). Purchasing Must Become Supply Chain Management. Harvard Business Review,  Vol. 61, No. 5, p. 109-117.
Den här klassikern presenterar inköpsportföljmatrisen och en klassificering av den strategiska betydelsen för olika inköp.

Van Weele, A. J. & Gelderman, C. J. (2005). Purchasing Portfolio Models: A Critique and Update. The Journal of Supply Chain Management, Vol. 41, No. 3, pp. 19-28.

 
Böcker

**Gadde, L-E, & Håkansson, H. (1998). Professionellt inköp.

 
Engelska böcker

**Baily, P. (1998). Purchasing Principles and Management. Den här boken är indelad i fyra sektioner som tar upp olika inköpsområden. En sektion tar upp målen med inköp, organiseringen tas upp i nästa sektion, tredje sektionen handlar om de huvudsakliga faktorerna som man ska tänka på när man gör taktiska beslut, och den sista sektionen tar upp saker som teknologi och e-handel.

**Leenders, M. R., & Fearon, H. E. (1997). Purchasing and Supply Management.

***Quayle, M. (2006). Purchasing & Supply Chain Management. (E-book).

**Van Weele, A. (2001). Purchasing and Supply Chain Management Analysis, Strategy, Planning and Practice.

 

 

Källor

Kraljic, P. (1983). Purchasing must become supply management. Harvard Business Review, Sep-Oct 1983, pp. 109-117

Quayle, M. (2006). Purchasing and Supply Chain Management: Strategies and Realities.
Hershey, PA, USA: Idea Group Publishing

 

 

*Tillgängligt online för studenter på Högskolan i Jönköping
**Tillgängligt på Högskolebiblioteket i Jönköping
***Tillgänglig både online för studenter på Högskolan i Jönköping samt
  på Högskolebiblioteket i Jönköping