Projektprocessen – från idé till resultat

 

Hur projektprocessen ser ut beror naturligtvis på vilken typ av projekt det handlar om och under hur lång tid projektet varar. Stora projekt som tar lång tid och förbrukar mycket resurser planeras ofta noggrannare än kortare projekt. Men det är inte säkert att stora projekt som håller på länge är svårare att planera än korta projekt. Ibland kan ett till synes litet oansenligt projekt ta mycket planeringstid och kosta mycket pengar.

Projektprocessen delas ofta in i olika faser. En vanlig indelning är:
• Projektidé
• Pilotprojekt/förstudie
• Uppstart
• Genomförande
• Avslut/rapportering/avlämning

 
Projektidé

Utan denna fas i projektet blir det naturligtvis aldrig något projekt. Att utveckla idéer är något alla företag och organisationer mår bra av. Det är viktigt att man tar alla idéer tillvara på ett bra sätt. Det är viktigt att idén beskrivs på ett bra sätt så att alla är överens om vad den går ut på. Under idéfasen är det viktigt att värdera idéerna för att i avslutningen av denna fas kunna ta ett beslut om man ska fortsätta med nästa fas - Pilotprojekt/förstudie.

 
Pilotprojekt/förstudie

När blir då en idé ett projekt? När man väl har bestämt sig för att gå vidare med en projektidé följer ofta något man kallar ett pilotprojekt eller en förstudie. I denna fas läggs grunden till det kommande projektet. Efter pilotprojektet/förstudien ska all information till projektplanen vara insamlad och bearbetad så att man kan ta beslut om projektet ska genomföras.

 
Uppstart

Denna fas är egentligen en del av genomförandet. Vi har ändå valt att ta upp den som en separat punkt i projektprocessen eftersom den är så otroligt viktig för hur projektet kommer att utveckla sig. En dåligt förberedd uppstart leder ofta till att projektet får endålig start som kan vara svår att korrigera senare i projektet.

 
Genomförande

Genomförandefasen innebär att de planer som man gjort i tidigare faser sätts i verket. Under denna fas gäller det att kontinuerligt följa upp att man gör det som man har planerat och att aktiviteterna får de resultat man tänkt sig. Om saker går snett (och det gör det alltid åtminstone någon gång under ett projekt) måste man korrigera planerna så att man uppnår projektets mål.

 
Avslut/rapportering/avlämning

När projektet avslutas är det viktigt att följa upp de mål som satts för projektet och se till att de är uppnådda. Ofta sammanfattas projektet i en rapport som olika intressenter i projektet kan ta del av. Denna rapport är särskilt viktig i de fall då projektresultatet ska användas av andra efter att projektet har avslutats. Det kan till exempel handla om att man har byggt upp ett nytt butiksdatasystem i en butikskedja. Då är det viktigt att de som ska jobba i exempelvis butikernas utgångskassor får en bra introduktion till det nya systemet. Detta brukar kallas att man ”lämnar av” projektet.

 
Grindbeslut

Som du ser tar man i slutet av varje fas ställning till om man ska gå vidare i projektet. Dessa beslut kallas ibland för ”grindbeslut” eftersom de utgör grindar som projektet måste ta sig igenom. Om man inte tycker att en idé är tillräckligt bra startar aldrig något pilotprojekt. Om förstudien visar att projektet är dömt att misslyckas eller är ointressant att genomföra ur ekonomisk synvinkel, väljer man kanske att lägga projektet på hyllan. Även under projektets genomförande kan det vara bra att ha avstämningar då man beslutar huruvida man ska fortsätta och i så fall hur.

 

Analysverktyg

Projektprocessen  – faser och strategiskt viktiga dokument

 

Länkar

Engelska länkar

Överblick över projektprocessen 

The Project Life Cycle Planning Guide

 

 

*Tillgängligt online för studenter på Högskolan i Jönköping
**Tillgängligt på Högskolebiblioteket i Jönköping
***Tillgänglig både online för studenter på Högskolan i Jönköping samt
på Högskolebiblioteket i Jönköping