Dokumentmallar

Tar det tid att skriva in samma sak på datorn, gång efter gång? Är det svårt att hålla en tydlig grafisk profil? Ser OH-bilderna olika ut beroende på vem som presenterar vad och när? Fyller du fortfarande i pappersblanketter fast de skulle kunna köras digitalt? Är du orolig för hur dina mail ser ut när de öppnas av mottagaren? Då är dokumentmallar något för dig!

I alla företag, myndigheter, föreningar och andra organiserade verksamheter förekommer det rutiner som upprepas och dokumenteras. Med en dator och färgskrivare kan du producera allt från visitkort, brevpapper, prislistor och produktblad till proffsiga offerter, kalkyler, standardavtal, blanketter och företagspresentationer. Sådana dokumentmallar gör du i Word, Excel, Power Point eller Outlook med hjälp av standardinställningar i din dator och slipper skriva in samma sak gång på gång.

I dokumentmallen förinställer du teckensnitt, färg, logotype i sidhuvudet, marginaler, adressupp-gifter, tabellformler, standardtexter i rubriker och brödtext, marginaler, sidnumrering och annan information i sidfoten, logotype, bildobjekt
o s v. Du sparar alltsammans under ”mallar” och kan hämta mallen med en enkel knapptryckning. Du slipper onödiga upprepningar av arbetsmoment och är dessutom säker på att hålla dig till samma grafiska profil, vare sig det gäller pappersbundna eller digitala dokument

Microsofts hemsida kan du bläddra bland bland befintliga dokumentmallar och även få mer hjälp för att göra egna dokumentmallar i Word, Excel, Power point och Outlook, anpassade till verksamhetens behov. Grundinformationen finns i hjälp-informationen i ditt Office-paket.

Flera användbara mallar om budgetring, kalkyler, redovisning, rapporter m m finns kostnadsfritt på en webbplats som byggts upp av en grupp småföretagare

Andra dokumentmallar kan du köpa på marknaden, t ex från Dokumera som har tusentals dokumentmallar och expertsvar på frågor för företag. Du köper dokumentmallarna och expertsvaren styckvis, eller tecknar ett abonnemang på något av Dokumeras paket som sedan laddas ner till din egen hårddisk.

Dokumera har också på sin hemsida en sammanställning över myndigheter som använder dokumentmallar i kontakter med landets företag, bl a Arbetsmiljöverket, Bolagsverket, PRV och Skatteverket.