Exempel på projektmodell: ProMoTe (Telia)

 

Ett projekt som följer enligt Telias modell, ProMoTe, genomgår vissa faser. Projektets intressenter identifieras och projektledningen etablerar sätt att samarbeta med dessa. Man planerar för vilka roller och arbetsformer man ska använda och man beslutar hur projektet ska dokumenteras.

Faser

I ett projekt är det viktigt att alla inblandade har en klar bild över hur projektet kommer att fortskrida. För att göra detta tydligt kan det vara bra att använda en generell modell med olika faser som projektet genomgår. De faser som projektmodellen ProMoTe använder är:
- Projektinitiering
- Projektetablering
- Projektgenomförande
- Projektavslut

Under projektinitieringen specificeras projektuppgiften. Man utser en projektledare och kontrollerar att denne har förstått uppgiften. Projektledaren tilldelas de resurser (personal, utrustning, pengar...) som behövs för att starta upp projektet. Projektbeställaren godkänner projektspecifikationen. Ofta vill projektbeställaren ha rapporter efter att vissa aktiviteter avslutats för att stämma av att projektet följer planen. Detta kallas för kontrollpunkter. Det kan också vara så att projektledaren anser vissa aktiviteter är särskilt viktiga och måste bevakas extra noga. Dessa kallas milstolpar.

Projektetableringen inleds med att projektledaren tillsammans med styrgruppen väljer angreppssätt och metoder. Projektbeställaren tilldelar projektet personella och materiella resurser som projektledaren planerar och organiserar. Projektledaren preciserar uppgifter för projektdeltagarna.

Under projektgenomförandet väljer man och anpassar de metoder och rutiner som preciserades under projektetableringen. Projektledaren måste ofta förtydliga de krav som ställs på projektdeltagarna och identifiera kritiska punkter för att projektet ska löpa friktionsfritt. Detta arbete innebär bland annat att projektledaren ser till att projektets resurser utnyttjas effektivt och att alla projektdeltagare får information om hur arbetet med projektet fortskrider. Under projektet följer projektledaren upp status och progress för de olika aktiviteterna och rapporterar fortlöpande till projektbeställaren.

Vid projektavslutet är projektledaren ansvarig för att återlämna resurser som projektet förfogat över. Tillsammans med projektbeställaren analyseras utfallet av projektet. De erfarenheter man fått i projektet sammanfattas och ingår tillsamman med förslag till förbättringar vid kommande projekt i slutrapporten. Avslutningsvis arkiveras slutrapporten och övrig dokumentation.

Intressenter

En viktig förutsättning för att ett projekt ska bli framgångsrikt är att man vet vilka som, direkt eller indirekt, bidrar till och har nytta av projektet. Ett första steg är att identifiera vilka som är intressenter. I nästa steg behövs arbetsformer för samverkan med intressenterna.

Utöver projektbeställare, projektledare och projektdeltagare finns en rad möjliga intressenter. Det kan handla om granskare, rådgivare, myndigheter, leverantör, resultatmottagare, användare, resursförsörjare m fl.

Roller och arbetsformer

För att man ska kunna undvika rollkonflikter är det viktigt att man är tydlig på vem som är ansvarig för vad i projektet. Utöver styrgrupp och eventuella referensgrupper behöver även de roller som är aktiva i det löpande arbetet definieras. Oftast går arbetet i ett projekt till så att styrgruppen har en beslutande funktion och referensgruppen(erna) ger råd och stöd.

I ProMoTe definieras vidare tre roller; projektbeställare, projektledare och projektdeltagare.

Projektbeställarens ansvar är att säkerställa att projektet har ett tydligt syfte, är finansierat och att dess resultat kommer till användning. Det innebär bland annat att projektbeställaren ska:
- specificera och godkänna omfattning, tidplan och kostnadsram,
- finansiera projektet,
- se till att det finns tillräckliga resurser för att projektet ska kunna genomföras,
- styra projektet på ett övergripande plan,
- stödja projektledaren, samt
- ta emot och godkänna projektresultatet.

Projektledarens ansvar är att leda projektet till uppställda mål och resultat inom givna ramar. Det innebär bland annat att projektledaren ska:
- leda, styra, planera och koordinera projektet,
- välja, anpassa och tillämpa angreppssätt, metoder och hjälpmedel för projektet,
- nyttja och förvalta tilldelade resurser,
- följa upp och rapportera,
- utbyta information med projektets intressenter, samt
- överlämna projektresultatet till projektledningen.

Projektdeltagarnas ansvar är att åstadkomma och säkerställa anvisade resultat. De har också som uppgift att identifiera fel och brister och se till att dessa elimineras. Det innebär bland annat att de ska:
- planera, genomföra, följa upp och rapportera de uppgifter de tilldelats av projektledaren,
- använda de processer, arbetsmetoder och hjälpmedel som beslutats av styrgrupp och projektledare,
- följa de tillgängliga arbetsformer som beslutats för projektet,
- klarlägga krav och förutsättningar samt identifiera nödvändig personlig kompetens-utveckling för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Obligatoriska dokument i ProMoTe

Vi har tidigare konstaterat att kommunikation är livsviktigt för att ett projekt ska kunna fungera. När det finns många inblandade är det viktigt att man ger alla möjlighet att ta del av den information som finns om projektet. För att detta ska fungera krävs att projektet löpande dokumenteras. För att göra det lätt för samtliga av projektets intressenter ta del av information i ett projekt som följer projektmodellen ProMoTe, finns det ett antal obligatoriska dokument som ska finnas i projekten.

Projektspecifikationen  specificerar projektets mål, resultat, ramar och förutsättningar.

Projektplanen  beskriver hur projektet ska genomföras.

Progressrapporter  beskriver fortlöpande projektets status och föreslår åtgärder för att säkerställa dess framgång

Slutrapporten  sammanfattar resultat och ger förslag till förbättringar i processer, metoder, rutiner mm.