Praktikfall: Expedition Robinson

Bakgrund


Strix Television

Strix Television grundades 1988 och är ett av nordens största företag när det gäller TV-produktioner. När det gäller så kallad ”reality TV” till hör företaget de främsta i världen. Strix olika programkoncept har sålts till ett 40-tal länder.

Företagets VD, Anna Bråkenhielm, började sin bana på Strix Television 1990 som researcher och har sedan dess sett företaget genomgå en rad förändringar och själv utvecklats med företaget. Hon jämför sitt jobb som VD för Strix med att vara mamma till högljudd och olydig tonåring. Företaget förändras hela tiden. Man ändrar riktning vartefter man hittar nya idéer och utmaningar. Målet är att ha en decentraliserad organisation där varje produktion är självständig och självgående.

Bland de program och serier man producerar finns såväl faktaprogram och aktualiteter (t ex Folkhemmet och Efterlyst) som dokusåpor och andra underhållningsprogram. Bland Strix produktion märks särkskilt Expedition Ro-binson som står för en tredjedel av företagets omsätt-ning. Det sociala spelet och de spännande tävlingarna har gjort Expedition Robinson till en av de största Tv-succéer genom tiderna. 78% av tittarna såg den svenska finalen 2001.

I Expedition Robinsons kölvatten har Strix under de senaste åren utvecklat en rad framgångsrika koncept.  ”Baren” var världens första interaktiva dokusåpa där tittarna är med och påverka vilka deltagare som ska bli kvar. Även detta koncept har sålts till ett flertal länder runtom i världen. Bland de dokusåpor som produceras av finns även Fame Factory, Position X, Harem, Farmen, Wannabe, Villa Medusa och Friends på Turné.

Expedition Robinson

Historien om Robinson börjar hösten 1996 då Strix VD, Anna Bråkenhielm, besökte den årliga TV-mässan i Can-nes. På mässan kom hon i kontakt med Gary Carter på Planet 24 som erbjöd henne programidén ”Cast away” som bland andra Bob Geldoff varit med om att utarbeta. Anna trodde på konceptet och köpte idén. Med programidén som utgångspunkt utarbetade Strix det programförslag som kom att bli ”Expedition: Robinsson”.

Expedition Robinson handlar om överlevnad. I sju veckor är sexton främlingar övergivna på en öde ö. Deltagarnas mål är att bli sist kvar på ön.

Det är inte bara naturens krafter en Robinsonvinnare måste bemästra. Under sin vistelse på ön prövas deras kunnande, styrka och uthållighet i en rad tävlingar. Under första halvan av serien tävlar deltagarna i lag för att under andra halvan tävla individuellt. Varje avsnitt avslutas med ett ”öråd” där en av deltagarna röstas ut och får åka hem.

Efter 47 dagar på ön finns en ensam vinnare kvar på ön. Hon eller han vinner en större summa pengar. Sedan 2003 producerar Strix Expedition Robinson för TV3 med fler sändningsdagar än tidigare. Detta praktikfall beskriver hur projektet leddes år 2001 då man spelade in serien för Sveriges Television (SVT).

Sedan starten 1997 har antalet länder som sänder Robin-son ökat. Utöver Sverige, har Strix producerat Expedi-tion Robinson för Danmark, Norge, Ryssland, Holland, Belgien Tyskland, Österrike och de baltiska staterna. Man också sålt rättigheter till Italien, Spanien, Argentina, Frankrike. Även i USA har Survivor, som serien heter där, lyckats locka stora andelar av TV-tittarna.


Projektet Expedition Robinson

Expedition Robinson är ett stort projekt som innehåller många delar. I projektet koordineras inspelningen av Robinson för nio länder. Säsongen 2001 spelade man in Robinson i tre omgångar med tre länder åt gången. Varje inspelningsperiod var 50 dagar, vilket gjorde att man i praktiken hade inspelningar oavbrutet under perioden maj till augusti.

Den projektledning som finns på Strix Television har ett centralt ansvar för inspelningarna. Strix uppgift är att sköta den centrala organisation som innehåller en rad basfunktioner som man servar de olika nationella företag som man samproducerar Expedition Robinson till-sammans med. Varje land har sedan sitt eget team för att filma ”reality” (dagliga händelser) mm.

Projektledaren Ulrica Nillzon beskriver bas organisa-tionens service och funktion med ett stort hotell. Varje nationellt företag har ”hyrt in sig” och betalar för vissa tjänster och föremål en så kallad basservice som är nödvändig för att producera Expedition Robinson. Vill någon ha något ytterligare utöver denna basservice finns det möjlighet att man tar upp detta till diskussion och är det möjligt är det även på kundens (landets) egen bekostnad.

I den basorganisation Strix står för ingår bland annat:
- att den inspelningsplats som man avtalat om står färdig att använda från inspelningsstart.
- att det finns en lokal förhandlad aktör som hjälper till med praktiska saker som båtar, lokal personal, upphandling av byggmaterial, landägare mm.
- att det finns båtar för produktionen, bränsle, båtförare, hantverkare för att bygga tävlingsmoment och teknisk utrustning
- att det finns mat och förläggning för all personal i centralorganisationen samt 25 personer från varje nationellt företag
- teknisk utrustning för tävlingar och reality
- bevakningsorganisation
- en läkare, en sjuksköterska och kontakt med ett lokalt sjukhus
- vatten till all personal och alla tävlingsdeltagare
- en fullt klar och fungerande tävlingsorganisation och tävlingsbygge
- marktransporter


Organisation

Storleken på Expedition Robinsons projektorganisation varierar under projektets gång. När planeringen inför en för en ny omgång startar består organisationen av en redaktion på 4-5 personer. När man är som flest, under inspelningarna på sommaren, består organisationen av ett hundratal personer. Av dessa är 15-20 administratörer och nyckelpersoner. I den gemensamma organisation som Strix Television ansvarar för under inspelningarna finns regissörer, fotografer, ljudtekniker, reportrar, snickare, personal för tävlingsmomenten, läkare, säkerhetsvakter m fl. Dessa projektdeltagare är indelade i arbetsgrupper beroende på vad de arbetar med.

Varje land som samproducerar Expedition Robinson med Strix anställer en egen producent och produktionsledare samt fotografer, ljudtekniker, reportrar m fl för sin egen reality del dvs. det som sker utanför tävlingarna och administrationen kring detta. Tävlingsdelen sköts av den centrala organisationen och logistiken kring denna. De nationella produktionsledarna arbetar nära Strix produktionsledare. Tillsamman blir de ett team som får lösa frågor kring koordination av båttransporter, mat, förläggningar osv. Men huvudansvaret ligger i huvudsak hos den centrala organisationen vad gäller allt förutom landets egen reality inspelning och bandhantering och redigering.

Projektdeltagarna (eller ”crewet” som de kallas på branschspråk) i Expedition Robinson är projektanställda och jobbar den tid de behövs i projektet. För en fotograf kan detta t ex innebära att hon eller han har en anställning under inspelningsperioden mars till augusti. I mediebranschen är projektanställningar en vanlig anställningsform. För de personer som jobbar på det här sättet är det naturligtvis jobbigt att inte veta vad om man har jobb och vad man jobbar med om ett halvår. Samtidigt är det viktigt för Strix Television att de kan få tag på kompetenta projektdeltagare i sina projekt. Företaget försöker därför så långt det går försöka hålla så många som möjligt sysselsatta i olika projekt efter varandra.

Hur projektorganisationen ser ut i detalj kan du se nedan:

Projektplanering

För ett sort projekt som Expedition Robinson, är det viktigt med en god planering. Projektet kan delas in i de fyra faserna införsäljning, planering och förproduktion, inspelning samt redigering och sändning.

Införsäljningen sker i regel under senhösten året innan projektet startar och resulterar i ett avtal som reglerar vad Strix Television ska stå för och vad de köpande bolagen får stå för själva.

När avtalen är skrivna och man vet hur många länder som ska vara med kan planering och förproduktion påbörjas. I början av året börjar man planera för inspelningarna och söka deltagare till tävlingen. Ju närmare man kommer inspelningen, ju mer detaljerade blir planerna. De deltagare som klarat de första gallringarna i casting-en, får genomgå fystester och läkarundersökningar. De som arbetar med att utveckla de tävlingar börjar med att hitta på tävlingar. Beskrivningar av tävlingarna samlas i en pärm med manus och regler. Några veckor före inspelningsstarten börjar man bygga upp tävlingsplatserna.

I maj brukar den första inspelningsomgången börja. Vid det laget är inspelningsdagarna planerade i detalj enligt ett så kallade callsheet (ett dag-för-dag-schema i detalj från solens uppgång till dagens slut) Vilka tävlingar ska spelas in när? När är det öråd? Allt finns i planerna.

Att driva projekt i ett annat land (Malaysia 1997, Bor-neo 1998, Filipinerna 1999, Malaysia 2000-2002) är inte alltid lätt. Där finns exempelvis en annan kultur när det gäller betalningar. I Sverige är vi vana att få saker fakturerat och betala efter 15-30 dagar. Vid produktionerna Malaysia förväntas man betala kontant till lokala företag. Detta gör att det ställs speciella krav på den ekonomiska planeringen. I möjligaste mån kan man avtalsskriva de största leverantörerna och knyta fakturor till avtalet uträknade på totalbeloppet av kontraktet. Detta är ett bra sätt att kontrollera cash flow vilket brukar välkomas av ekonomidirektören.

Man måste också planera så att resurserna räcker till och används så effektivt som möjligt. Projektledare Ul-rica Nillzon ger ett exempel:
- Vi hade tillgång till sammanlagt tolv båtar som de tre parallella produktionerna var tvungna att samsas om. Om varje land själva hade fått bestämma, hade varje produktion velat ha tillgång till åtminstone hälften av alla tolv båtarna under större delen av tiden. I det läget gäller det att planera och sedan till att planerna följs och att alla samproducerande länder behandlas så lika som möjligt utifrån de förutsättningar som ges den aktuella dagen. Den centrala organisationen skall agera opartiskt mot alla samproducerande länder och uteslutande ha ett övergripande perspektiv på produktionen.

När inspelningarna avslutats återstår arbetet med att redigera det inspelade material man har med sig hem.

Planeringen av Expedition Robinson görs i ett antal Exceldokument.

I produktionsplanen finns en översiktlig plan för perioden januari till september.

I tidsplanen har projektledningen gjort en grov planering för de medarbetare som jobbar med casting (att välja ut tävlingsdeltagarna), de som jobbar i själva produktionen, de reportrar som jobbar med research samt de som förbereder och genomför tävlingsmomenten.

Inspelningsplanen visar när respektive avsnitt ska spelas in, vad avsnittet innehåller för aktiviteter och hur många deltagare som finns kvar i tävlingen.

Genomförande

Expedition Robinsons projektledare Ulrica Nillzon anser att det är viktigt med fasta rutiner och har därför regelbundna uppföljningar redan från det projektperioden startar. Under uppstartsskedet har man regelbundna redaktionsmöten. Ofta inleds veckan med ett planeringsmöte på måndagsmorgonen. Planeringsmötet följs sedan upp vid ett uppföljningsmöte framåt slutet av veckan. Ulrica har en mötesagenda och försöker hålla mötena så korta som möjligt.

När sedan inspelningsperioden närmar sig och organisationen blir större och större, hålls möten i mindre arbetsgrupper (t ex tävlingsgruppen, scenografigruppen, innehåll och manusgruppen samt projektledningsgruppen).

För många av projektmedarbetarna är inspelningen av Ex-pedition Robinson den första längre utlandsvistelsen. Därför är det viktigt att skapa klara förväntningar. Inför avfärden samlas alla som ska arbeta med inspel-ningen till ett kick-off-möte. På mötet går man igenom allt som kan vara bra att veta – från praktiska frågor till vilka farliga djur det finns på inspelningsplatsen och hur man skall skydda sig. Hur säkerhetsorganisationen fungerar och läkarrutiner. Hur man skall uppföra sig i den nya kulturen och landet Hur man kommer att bo och vad saker och ting kostar samt arbetsscheman och vad som kommer att ske under dessa två månader.

Under inspelningen fortsätter sedan de regelbundna mö-tena i respektive arbetsgrupp och tillsammans med producenterna från varje land. Där diskuteras hur planerna följs och hur man löser eventuella problem.

I ett relativt stort projekt som Expedition Robinson finns det naturligtvis många saker som kan gå snett. När man är utomhus och i händerna på väder och vind händer det ofta att det inte blir som man tänkt sig. Med tanke på att historien ska skildras i rutan, måste man filma även om vädrets makter vill något annat. Varje avsnitt måste få ett slut och det går inte att avbryta mitt i en dag.

Andra problem som dyker upp och måste hanteras är personalproblem. När en ny grupp träffas i en ny miljö med nya bakterier blir många sjuka under vissa perioder. Om det bryter ut en influensa måste man hitta ersättare för de som är sjuka. Det är svårt att göra ändringar i tidsplanen, men ibland måste man.

- Det är viktigt att förutse problem, men det går inte att gardera sig mot allt så man måste ha en så god beredskap som möjligt för att lösa problem under projektets gång, menar projektledaren Ulrica Nillzon och det viktigaste av allt, att ha kontroll på sin budget eftersom alla beslut man fattar grundar sig som regel utifrån budgetläget.

Efterproduktion
När inspelningsperioden är slut börjar det omfattande arbetet med att redigera allt inspelat material till de 13 program som ska sändas. Redigeringen pågår under fyra månader.

Uppföljning

Den ekonomiska uppföljningen sker löpande under hela projektperioden genom att ekonomiska delrapporter lämnas till ekonomichefen varannan vecka.