Appendix 2

 

Gör ett Gantt-schema i Excel


När man gör en projektplan, kan det vara bra att åskådliggöra tidsplanen med ett så kallat Gantt-schema. Denna funktion finns i de flesta datorprogram för projektplanering, men man kan också konstruera ett sådant schema i Excel.

Följ instruktionerna nedan och konstruera ditt eget Gantt-schema:

1. Skapa ett nytt Excelark med kolumner för ”Aktivitet”, ”Planerad start” och ”Tidsåtgång”.
 

2. Fyll i aktiviteternas namn i A-kolumnen, när respektive aktivitet planeras starta i kolumn B och hur lång tid varje aktivitet beräknas ta i kolumn C. Börja med den sista aktiviteten överst och skriv in den första aktiviteten längst ner i listan.

Du har nu ett kalkylblad som ser ut till exempel på följande sätt:


 

3.  Markera samtliga aktiviteter i de tre kolumnerna (i exemplet ovan området A2:C7). OBS! Rubrikerna ska inte markeras!

4. Klicka på knappen för diagramguiden (alt. Välj ”Diagram…” under ”Infoga” i menyn för att starta diagramguiden.)

5. Välj diagramtyp ”Liggande” med undertypen ”Staplad liggande”. Klicka på ”nästa”.

6. Klicka på ”nästa” för att bekräfta att du har valt rätt dataområde och att du vill ha serie i kolumner.

7. Fyll i ”diagramrubrik” (ex. Projektplanering) och den tidsenhet du använder i rutan ”värdeaxel (Y)” (ex. Tid – veckor).

8. Klicka på fliken ”Förklaring” och ta bort krysset vid ”Visa förklaring”. Klicka på ”nästa”.

9. Klicka på ”Slutför”. Du får nu upp diagrammet som en ruta i ditt Exelblad.

Ditt Gantt-schema är nästan klart, men vi vill ”snygga till” utseendet lite.

10. Dubbelklicka på den vänstra delen av någon av staplarna.

11. Markera att du varken vill ha någon kantlinje eller yta. (Klicka för alternativet ”Ingen”) Klicka sedan ”OK”.

12. Nu bör ditt Gantt-schema se ut som i exemplet nedan.

 
I diagrammet kan du lätt se hur olika aktiviteter överlappar varandra. Genom att ändra värden i tabellen, kan du justera diagrammet.

Om du markerar diagrammet och väljer alternativet ”Kopiera” i ”Redigera”-menyn, kan du klistra in ditt Gantt-schema i ett annat dokument.

 
Gantt-schema - fördjupning


Under projektets gång kan det ibland vara bra att kunna visa hur långt man kommit med de olika aktiviteterna. Om du vill, kan du också göra så att staplarna visar hur långt arbetet med varje aktivitet kommit.

1. Gå tillbaka till samma Excel-blad. Lägg till en kolumn ”Procent färdigt”.
 

2. Fyll i procentsatsen för hur stor andel av respektive aktivitet som är färdig i kolumn D.

3. Kopiera området A1:B7 och klistra in det i området A10:B16.

4. Lägg till rubrikerna ”Färdigt” (i cell C10) och ”Ofärdigt” (i cell D10)

5. I kolumnen ”Färdigt” multipliceras värdet i kolumnen ”Procent färdigt” med värdet i kolumnen ”Tidsåtgång” (Cellen C11 ska exempelvis innehålla följande formel: =D2*C2)

6. I kolumn ”Ofärdigt” subtraheras värdet i kolumnen ”Färdigt” från värdet i kolumnen ”Tidsåtgång”. (Cellen D11 ska exempelvis innehålla följande formel: =C11-C2)

Du har nu ett kalkylblad som ser ut till exempel på följande sätt:
 

7.  Markera samtliga aktiviteter i de fyra kolumnerna (i exemplet ovan området A11:D16). OBS! Rubrikerna ska inte markeras!

8. Klicka på knappen för diagramguiden (alt. Välj ”Diagram…” under ”Infoga” i menyn för att starta diagramguiden.)

9. Välj diagramtyp ”Liggande” med undertypen ”Staplad liggande”. Klicka på ”nästa”.

10. Klicka på ”nästa” för att bekräfta att du har valt rätt dataområde och att du vill ha serie i kolumner.

11. Fyll i ”diagramrubrik” (ex. Projektplanering) och den tidsenhet du använder i rutan ”värdeaxel (Y)” (ex. Tid – veckor).

12. Klicka på fliken ”Förklaring” och ta bort krysset vid ”Visa förklaring”. Klicka på ”nästa”.

13. Klicka på ”Slutför”. Du får nu upp diagrammet som en ruta i ditt Excelblad.

Ditt Gantt-schema är nästan klart, men vi vill ”snygga till” utseendet lite.

14. Dubbelklicka på den vänstra delen av någon av staplarna.

15. Markera att du varken vill ha någon kantlinje eller yta. (Klicka för alternativet ”Ingen”) Klicka sedan ”OK”.

Nu bör ditt Gantt-schema se ut som i exemplet nedan.


 
Fyllningen i staplarna markerar hur långt man kommit i arbetet med respektive aktivitet. Genom att ändra värden i kolumnen ”Procent färdigt” kan du, under projektets gång, ändra utseendet på diagrammet så att det framgår hur långt ni kommit.

Om du markerar diagrammet och väljer alternativet ”Kopiera” i ”Redigera”-menyn, kan du klistra in ditt Gantt-schema i ett annat dokument.